Найти правильный подход к делам — это половина успеха. О каких-то приемах вы наверняка догадывались. Замечали, что иногда делаете всю запланированную работу за несколько часов, а в другой раз то же самое занимает весь день. У этого есть два объяснения.

Первое: дела занимают ровно столько времени, сколько вы на них отвели.

Например, нужно составить отчет и это единственное задание на день. Вы понимаете, что можете написать его за 3 часа, но все равно растяните до вечера. Лучше «обмануть себя», задав план: «До обеда я делаю отчет, а во второй половине дня мне обязательно нужно уйти пораньше/съездить на встречу/помочь коллеге».

Второе: принцип Парето — 20% усилий дают 80% результата.

На том же примере с отчетом: вы сделаете 80% работы с утра, а 20% будете доделывать, корректировать весь оставшийся день. Если сосредоточиться на главном или делегировать мелкие правки другому сотруднику, вы справитесь со своей работой, потратив намного меньше времени и не потеряв в качестве.

Дополнительные способы повысить эффективность.

Правило следующего действия.

У вас есть большой торт, который надо съесть сегодня. Казалось бы, сумасшествие — одолеть столько сладкого. Но разрежьте его на части: двумя полакомьтесь на завтрак, одной перекусите на ланч, сколько сможете съешьте на обед и перед сном наверняка захочется кусочек. Ничего сложного, правда?

То же и с рабочими делами. Вместо того, чтобы сделать проект за раз, выполняйте этап за этапом постепенно. Вам будет легче мотивировать себя на одну маленькую задачу, и большой проект не будет казаться неприступным монстром.

Поиск приоритетов.

Рабочий день приятно начинать с раскачки: «Посмотрю, что там пришло на почту», «Перечитаю свои лучшие статьи для вдохновения», «Надо глянуть, что там нового делают конкуренты», — все это, конечно, интересно, но добавит 0,0 к эффективности.

Задайте себе вопросы: как достичь цель; какой из ее этапов на очереди; что обязательно сделать сегодня. Начинайте бить в яблочко, не растрачивайте силы по мелочам.

Если вы хотите идти в гору, то научитесь видеть разницу между тем, чтобы быть занятым и продуктивным. Чего лучше не делать:

1. Не работайте сверхурочно. Трудоголики увеличивают количество работы, но не ее качество: что-то доделывают, переделывают, усложняют. Человек, который затягивает дела до позднего вечера, с утра будет чувствовать себя разбитым, а в итоге получит эмоциональное и профессиональное выгорание. Оставьте время на семью, хобби.

2. Научитесь говорить «Нет». Всех денег в мире не заработать и всем понравиться невозможно. Умейте отказаться от части работы, которая отяготит вас больше, чем принесет удовольствия, перспектив или финансов.

3. Не делайте все самостоятельно — делегируйте. Проблема многих руководителей в том, что они не могут доверить работу подчиненным: им нужно все контролировать и проверять. Зачем тогда вообще нанимать кого-то? В своих направлениях сотрудники должны быть компетентнее руководителя.

Подведем итог: какие правила позволят вам быть более эффективным.

1. Закон Паркинсона: работа заполняет время, отпущенное на неё.

2. Принцип следующего действия: разделите целое на части.

3. Правило Парето: 80% результата достигаются за 20% усилий.

4. Определение приоритетов: отделяйте зерна от плевел.

5. Достаточное количество времени на отдых повышает продуктивность.

6. Всегда говори: «Я подумаю», прежде чем соглашаться.

7. Делегирование — основа эффективной работы.